Учет расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные ДС для расчётов с работниками по командировкам, выдаче им денег на хозяйственные цели. При этом работники организации, получившие ДС на указанные нужды в б/у называются подотчётными лицами.

Для обобщения информации о расчётах с подотчётными лицами используется сч. 71.

При отражении в б/у командировочных расходов подотчётных лиц необходимо учитывать цели и характер командировки.

Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ) — поездка работника, осуществляемая по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В служебную командировку можно отправить только работника организации.

Перед поездкой работника в командировку ему необходимо …
выдать командировочное удостоверение. К командировочным удостоверениям предъявляются строгие требования.

Указанные в КУ личные данные работника и пункт назначение должны совпадать с данными проездных документов.

Необходимо чётко сформулировать цель командировки. В зависимости от цели затраты на командировку впоследствии могут:

1. включаться в себестоимость

2. относиться на увеличение стоимости приобретённых ОС, НА и ТМЦ и т.д..

Срок командировки в пределах РФ не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в

пути.

В течение 3-х дней по возвращении из командировки подотчётные лица должны представить руководителям авансовые отчёты с приложением КУ и документов, подтверждающих достоверность произведённых расходов.

По утверждении отчёта он передаётся в бухгалтерию для отражения использованных сумм в б/у. Состав расходов на командировки (ст. 264:1:12 НК РФ)

-Расходы по найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказанных в гостиницах, за исключением: расходов на обслуживание в барах, за пользование оздоровительными комплексами. -Расходу по проезду к месту командировки и обратно

-Расходу по оплате квитанций за пользование постельными принадлежностями

-Суточные за время нахождения в командировке. Их размер для целей бухгалтерского учета не нормируется и определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 руб.). Конкретный размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

С 01.01.2008г. норматив суточных установлен только для налогообложения НДФЛ и составляет 700 руб. в сутки. Т.е. с суммы превышения удерживают НДФЛ. Например, если размер суточных составляет 800руб./сутки, то составляют записи: Д71 К50 -800руб.; Д70 К68 — (800-700)*0,13

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Одним из важнейших заемных источников формирования имущества организации являются кредиты и займы. Их делят на краткосрочные (до 12 мес.) и долгосрочные (свыше 12 мес).

Краткосрочные кредиты служат одним из источников формирования оборотных активов организации, а долгосрочные — на затраты по кап. строительству, реконструкцию и др.

Основные различия между договорами кредита и займа:

  кредиты займы
выдаются банки и банковские организации (обязательно наличие лицензии) любые физ. и юрид. лица (не банки), лицензии не требуется
форма сделки только письменная письменно между юридическими лицами или устная между физич.
предмет договора денежные средства деньги и др. вещи
платность предусмотрены проценты могут быть беспроцентными

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).