Прием ГП из цеха покраски

Цель

Своевременная, безошибочная отгрузка заказа, согласно заявке из ОП.

 

Область действия

В процессе «Хранение, сборка и отгрузка готовой продукции» задействованы: заведующий склада ГП, начальник отдела продаж, менеджеры ОП, офис-менеджер коммерческого отдела, начальник планового отдела, кладовщики склада ГП, старший менеджер планового отдела, бухгалтерия предприятия, начальник цеха покраски.

 

Понятия и сокращения

 

ОП — отдел продаж

ПО — плановый отдел

ГП — готовая продукция

ССУ — слесарно-сборочный участок

ССР – слесарно-сборочные работа

ЦП- цех покраски

Матрица ответственности

  Заведующий складом Заместитель заведующего складом …
Старший кладовщик Кладовщик Слесарь склада          
Процесс О*                  
Прием ГП из цеха покраски   ОИ И И И          
Слесарно-сборочные работы   О     И          
Прием и обработка заявок, поступающих из ОП     ОИ И И          
Отгрузка продукции   О   И И          
Контроль процесса ОИ                  
                     

О – ответственный за процесс, И – исполнитель

* указывается только владелец процесса

Порядок работы

Описание процесса

В процессе «Хранение, сборка и отгрузка готовой продукции» осуществляются следующая деятельность: Прием ГП из ЦП, слесарно-сборочные работы, прием и обработка заявок, поступающих из ОП, отгрузка продукции и контроль процесса.

Виды планов в процессе определены в Положении о планировании ГК Гефест (ДП 02-001 «Положение о планировании ГК Гефест»).

В процессе «Хранение, сборка и отгрузка готовой продукции» задействованы: заведующий склада ГП, начальник отдела продаж, менеджеры ОП, офис-менеджер коммерческого отдела, начальник планового отдела, кладовщики склада ГП, старший менеджер планового отдела, бухгалтерия предприятия, начальник цеха покраски.

Процесс осуществляется в соответствии с предписывающей документацией (раздел 6 настоящей ДП), решениями и приказами учредителя, исполнительного директора, решениями АС, решениями Совета по качеству.

В ходе процесса используются формы (раздел 7 настоящей ДП).

Владельцем процесса является заведующий складом ГП.

Результатом процесса является отгруженная продукция и сопроводительная документация в соответствии с заявками, установленными сроками и требованиями к ведению сопроводительной документации.

 

Описание подпроцессов

Прием ГП из цеха покраски

 

По мере поступления на склад готовые окрашенные и неокрашенные изделия осматриваются и пересчитываются кладовщиком, который делает соответствующие отметки в накладных о передаче готовой окрашенной продукции из цеха покраски (форма №02-011-02 «Передача готовой окрашенной продукции на склад ГП с ЦП»).

ГП размещается на складе ГП, согласно схеме склада (форма №02-012-01 Схема склада ГП», Приложение) или (если есть изделия, требующие доработки) передаются на ССУ. Размещение осуществляется кладовщиками и слесарями склада.

Порядок контроля количества и качества поступающих на склад ГП комплектующих (фурнитура, упаковка и пр.) определяется ДП «Закупка сырья, материалов и комплектующих» (ДП 02-009 «Закупка сырья, материалов и комплектующих»).

 

5.2.2 Слесарно-сборочные работы

 

ССР производит слесарь склада на основании:

1. Наряда на проведение ССР (Форма №02-012-02 «Заказ – наряд на проведение слесарно-сборочных работ»), Наряд на проведение ССР поступает от кладовщика.

Готовые изделия передаются на упаковку, либо перемещаются в зону отпуска «розницы»

2. Рабочей инструкции (РИ 03-012-01 «Порядок проведения слесарно-сборочных работ» ).

 

Изделия, поступающие из ЦП, дорабатываются и далее размещаются на складе, согласно схеме склада.

 

5.2.3 Прием и обработка заявок, поступающих из ОП

 

Заявка поступает на склад в установленной форме (Форма№02-006-03 Заявка на склад). Заявку по факсу принимает старший кладовщик.

Старший кладовщик склада ГП , принявший заявку на склад, назначает ответственного за исполнение заявки. Назначение ответственного определяется текущей и перспективной загрузкой сотрудников склада. Поступившая заявка регистрируется в «Сводной ведомости движения заявок» (форма №02-012-03 «Сводная ведомость движения заявок»)какв рукописном, так и в электронном виде. В электронном виде «Сводная ведомость движения заявок» находиться на удаленном рабочем столе в папке «Отдел продаж».

 

Ответственный за исполнение заявки , в зависимости от информации , содержащейся в заявке:

  1. Комплектует заказ и определяет в зону отпуска розницы
  2. Формирует наряд на проведение ССР и передает на ССУ
  3. Формирует Заказ – наряд на проведение упаковочных работ(Форма № 02-012-04 «Заказ – наряд на проведение упаковочных работ») и передает на участок упаковки. Упаковку, в зависимости от веса и объема производит слесарь склада или кладовщик. После окончания работ по сборке , комплектации и упаковки, ответственным проводится проверка.
  4. В сводную ведомость (какв рукописном, так и в электронном виде ) заносит дату готовности заказа.

 

В зависимости от характеристик заказа, существует несколько вариантов формирования сопроводительных документов.

В случае, если заказанная продукция забирается со склада ГП клиентом самостоятельно (самовывоз), то при отгрузке оформляются документы, один из экземпляров товарной накладной передается в бухгалтерию. Извещение склада о приезде клиента и Прием накладной об отгрузке в ОП при самовывозе продукции регламентируются ДП «Прием и сопровождение заказа» (ДП 02-013 «Прием и сопровождение заказа»).

 

В случае, если доставку до покупателя осуществляет транспортная компания, то данные о планируемой дате отгрузки кладовщик склада ГП узнает из «Отчета о предоставлении транспортных услуг» ( «Отчет о предоставлении транспортных услуг» за ______________ год»).

При отгрузке такого заказа оформляются документы транспортной компании, с проверкой правильности занесенных данных. Порядок приема документов и последующая их передача регламентированы в ДП «Организация доставки» (ДП 02-013 «Организация доставки»). В сводную ведомость ( как в рукописном, так и в электронном виде ) заносится дата отгрузки заказа.

 

5.2.4. Отгрузка продукции

Заведующий складом или заместитель заведующего складом определяет необходимое для отгрузки скомплектованного заказа количество человек, а также определяет наиболее достоверный способ погрузки. По окончании работ заведующий складом или заместитель заведующего складом проводит контроль на предмет отсутствия неотгруженных упаковок (либо проверяет количество отгруженных мест).

 

5.2.5. Контроль процесса

Контроль процесса владелец процесса осуществляет ежедневно в течение дня.

Объектами контроля являются: порядок размещения продукции и комплектующих на складе ГП, соблюдение требований трудовой и исполнительской дисциплины, соблюдение требований ДИ и прочих инструкций.

Выявленные им замечания по порядку выполнения работ, по ненадлежащему соблюдению рабочих и иных инструкций, также по ведению установленной документации, владелец процесса фиксирует в Журнале замечаний по процессу (Электронная форма 02-018-02 «Журнал замечаний по процессу»).

 

До 3 числа каждого месяца владелец процесса готовит для исполнительного директора следующие отчеты:

· Отчет «Результативность процесса» (форма 02-018-04 Отчет «Результативность процесса») и передает его исполнительному директору.

 

5.3.1 Критерии результативности процесса:

1. Количество ошибок в комплектации и отгрузке заказов — 0

2. Количество случаев несоблюдения требований предписывающей документации (в т.ч. и настоящей ДП) – 0