Бухгалтерский аппарат, его структура и функции

Вся работа по ведению учета и его организации осуществляется бухгалтерским аппаратом, деятельность которого регулируется Положением о главных (старших) бухгалтерах Согласно этому Положению бухгалтерский аппарат, как правило, является самостоятельным структурным подразделением и не должен входить в состав какой-либо другой части (службы) предприятия. На него возлагается ведение всего бухгалтерского учета, составление отчетности и контроль за соблюдением финансовой и сметной дисциплины.
Структура бухгалтерского аппарата на предприятиях различных отраслей (промышленности, торговли и т. д.) меняется в зависимости от содержания учетной работы. На крупных предприятиях главная бухгалтерия, как самостоятельный отдел, подразделяется на ряд подотделов или групп.

Главный бухгалтер осуществляет общее руководство работой всего бухгалтерского аппарата и непосредственно руководит деятельностью сводно-балансовой и финансово-расчетной групп. Все остальные группы подчиняются заместителю главного бухгалтера, несущему ответственность …
за правильность и своевременность выполнения этими группами входящих в их обязанности работ.
Функции этих групп понятны из их названий.

Сводно-балансовая группа ведет главную книгу, составляет бухгалтерский баланс и другие формы отчетности, осуществляет анализ хозяйственной деятельности по учетным данным, организует работу бухгалтерского архива, наблюдает за работой подчиненных отделов, находящихся на самостоятельном балансе (оке, жко и др.), получает от них отчеты и использует их при составлении сводной отчетности.
Финансово-расчетная группа ведет учет отгруженных товаров и реализации, составляет соответствующие документы, учитывает денежные и расчетные операции (как с покупателями, так и с поставщиками), кредитные операции, осуществляет контроль за соблюдением расчетио-платежной дисциплины, организует работу кассы.
Главная бухгалтерия находится в тесных взаимоотношениях с другими отделами предприятия, которые направляют ей различные материалы, необходимые для ведения учета. Так, от планово-производственного отдела она получает планы, сметы и т. п.; от финансового отдела — счета на купленные материальные ценности и реализованную продукцию, договоры с поставщиками и покупателями и т. п.; от отдела кадров — сведения о движении рабочей силы и т. д.

В свою очередь главная бухгалтерия представляет оперативным отделам те материалы, которые необходимы для их работы. Планово-производственному отделу она передает материалы для составления техпромфинплана: отчетные калькуляции, сведения об остатках и движении товарно-материальных ценностей и т. д.; финансовому отделу—сведения о состоянии расчетов с банками, финансовыми органами и другими организациями и предприятиями, и т. д.; отделу снабжения и сбыта — справки об остатках материалов, полуфабрикатов и готовой продукции, а также об их фактической себестоимости и т. д.
Сотрудники главной бухгалтерии непосредственно участвуют в работе оперативных отделов по составлению планов и смет, в переводе цехов и отделов предприятия на хозяйственный расчет и в контроле за соблюдением ими хозяйственного расчета, в разработке мероприятий по дальнейшему улучшению работы предприятия и т. п.

Главная бухгалтерия предприятия находится в подчинении бухгалтерии вышестоящей организации. Всей работой по учету и отчетности в министерствах и ведомствах ведают их центральные бухгалтерии. В функции этих бухгалтерий входит: организация бухгалтерского учета и отчетности во всех подведомственных предприятиях, организациях и учреждениях; разработка методологии учета, инструктаж, ревизии, составление сводных отчетов, анализ. В связи с этим они обычно подразделяются на следующие группы: методологии и инструктажа, контрольно-ревизионную, сводно-отчетную и аналитическую.
Учетная работа на предприятии проводится по графику, который разрабатывается бухгалтерией и утверждается руководителем предприятия. График предусматривает содержание и сроки выполнения всех основных учетных работ. Никакие отклонения от него не должны допускаться.

На структуру бухгалтерского аппарата влияют также численность работников, объем учетно-отчетных и контрольных работ, их значимость и сложность. Наиболее проста структура бухгалтерии на небольших промышленных предприятиях. Здесь работы распределяют между исполнителями, как правило, без учета специализации по конкретным участкам. Все работники обычно подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Другими словами, структура бухгалтерского аппарата должна формироваться в соответствии с объективными закономерностями развития производственных объединений и предприятий и поэтому основа ее совершенствования состоит в познании и использовании этих закономерностей.